Zarządzanie nieruchomościami w chmurze – jak zautomatyzować rozliczenia w jednym systemie

Koniec miesiąca zarządcy nieruchomości często wygląda podobnie. Księgowość przygotowuje naliczenia, dział administracyjny odpowiada na pytania mieszkańców, a zarządcy sprawdzają, czy wszystkie odczyty mediów zostały wprowadzone do systemu. W zależności od okresu, w tle pojawiają się jeszcze rozliczenia roczne, zaległości czynszowe, dokumenty dla zarządu lub rady nadzorczej oraz bieżące sprawy techniczne.

Im większy zasób, tym bardziej skomplikowane stają się codzienne obowiązki. Dotyczy to zarówno wspólnot mieszkaniowych, jak i spółdzielni mieszkaniowych, SIM, TBS czy zarządców zasobów komunalnych. Dlatego coraz więcej podmiotów szuka sposobów na ograniczenie ręcznej pracy i uporządkowanie procesów w jednym systemie.

Jednym z kierunków, który zyskuje na znaczeniu, jest przeniesienie oprogramowania do zarządzania nieruchomościami do chmury.

Problem nie tkwi w liczbie lokali. Problemem jest liczba procesów

Wiele osób spoza branży zakłada, że zarządzanie nieruchomościami sprowadza się do przygotowywania opłat i pilnowania płatności. W praktyce wygląda to zupełnie inaczej.

We wspólnocie mieszkaniowej trzeba prowadzić rozliczenia właścicieli, naliczać zaliczki na utrzymanie części wspólnych i fundusz remontowy, przygotowywać zestawienia na zebrania oraz kontrolować wpływy. W spółdzielni mieszkaniowej dochodzą jeszcze obowiązki wynikające z prowadzenia pełnej rachunkowości, obsługa mieszkańców, rozbudowana sprawozdawczość i współpraca z radą nadzorczą. Z kolei SIM, TBS czy jednostki zarządzające mieszkaniowym zasobem gminnym koncentrują się przede wszystkim na rozliczaniu czynszów oraz obsłudze najemców.

Niezależnie od rodzaju organizacji pojawia się ten sam problem – ogromna liczba danych, które trzeba przetwarzać regularnie i bez błędów.

Woda, centralne ogrzewanie, wywóz odpadów, miejsca postojowe, lokale użytkowe, rozrachunki, odsetki, windykacja, dokumenty księgowe, uchwały, umowy z wykonawcami. Każdy z tych obszarów generuje kolejne zadania i wymaga dostępu do aktualnych informacji.

Jeżeli dane znajdują się w kilku różnych programach lub arkuszach kalkulacyjnych, bardzo szybko pojawia się chaos.

Jeden system zamiast kilku oddzielnych narzędzi

Jeszcze do niedawna wiele organizacji funkcjonowało w modelu, w którym księgowość pracowała w jednym programie, administratorzy korzystali z innego rozwiązania, a część dokumentacji przechowywano na lokalnym serwerze lub nawet w papierowych segregatorach.

Takie podejście sprawdzało się przy niewielkiej skali działalności. Problem pojawia się wtedy, gdy liczba lokali rośnie, a wraz z nią liczba spraw do obsłużenia.

W praktyce oznacza to wielokrotne wprowadzanie tych samych danych, konieczność ręcznego porównywania zestawień oraz większe ryzyko pomyłek. Nawet drobny błąd może później skutkować koniecznością przygotowania korekt lub wyjaśnień dla mieszkańców i właścicieli.

Dlatego coraz większą popularnością cieszą się systemy integrujące najważniejsze procesy związane z zarządzaniem nieruchomościami. W jednym miejscu znajdują się dane o lokalach, właścicielach, mieszkańcach lub najemcach, rozrachunkach, dokumentach i rozliczeniach mediów.

Dzięki temu użytkownik nie musi zastanawiać się, w którym programie znajduje się konkretna informacja.

Automatyzacja rozliczeń pozwala odzyskać czas

Największą wartością nowoczesnego oprogramowania do zarządzania nieruchomościami w chmurze nie jest samo przechowywanie danych. Prawdziwe korzyści pojawiają się wtedy, gdy system przejmuje część powtarzalnych czynności.

Dobrym przykładem są naliczenia opłat. Przy większych zasobach przygotowanie rozliczeń dla kilkuset lub kilku tysięcy lokali może zajmować wiele godzin. Jeżeli proces jest odpowiednio skonfigurowany, system wykonuje znaczną część pracy automatycznie, a pracownik skupia się przede wszystkim na kontroli poprawności danych.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku rozliczeń mediów. Woda, energia cieplna czy inne składniki kosztów wymagają regularnego rozliczania według przyjętych zasad. Im większa liczba budynków, tym większe znaczenie ma ograniczenie ręcznych operacji.

Automatyzacja nie eliminuje odpowiedzialności użytkownika za dane, ale pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na wykonanie wielu rutynowych zadań.

Chmura zmienia sposób pracy zarządców

Zarządcy pracują w terenie, uczestniczą w odbiorach technicznych, spotykają się z mieszkańcami, nadzorują inwestycje i remonty. Również księgowość czy administracja nie zawsze wykonują swoje obowiązki wyłącznie z biura.

Dlatego rozwiązania dostępne przez internet stają się naturalnym kierunkiem rozwoju. Dostęp do systemu z poziomu przeglądarki pozwala pracować zarówno w siedzibie firmy, jak i podczas pracy zdalnej, wizji lokalnej czy spotkania z zarządem wspólnoty.

W praktyce oznacza to szybszy dostęp do informacji i mniej sytuacji, w których pracownik musi wrócić do biura tylko po to, aby sprawdzić konkretny dokument lub historię rozliczeń.

Bezpieczeństwo danych to dziś jeden z najważniejszych tematów

W branży nieruchomości przetwarzane są nie tylko dane finansowe, ale również dane osobowe właścicieli, mieszkańców i najemców. Odpowiednie zabezpieczenie informacji staje się więc obowiązkiem każdej organizacji.

W przypadku infrastruktury utrzymywanej samodzielnie oznacza to konieczność dbania o serwery, wykonywanie kopii zapasowych, aktualizacje systemów i monitorowanie bezpieczeństwa.

Nie każda wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia czy firma zarządzająca posiada własny dział IT. Często zadania te realizuje jeden informatyk lub zewnętrzna firma.

Model chmurowy pozwala przenieść znaczną część odpowiedzialności technicznej na dostawcę rozwiązania. Obejmuje to między innymi utrzymanie infrastruktury, wykonywanie kopii bezpieczeństwa, aktualizacje oraz monitorowanie ciągłości działania systemu.

Dla wielu organizacji jest to równie istotna korzyść jak sama funkcjonalność programu.

Jak działa Chmura Mieszczanin?

Jednym z rozwiązań dostępnych na rynku jest Chmura Mieszczanin, czyli internetowa wersja programu Mieszczanin przeznaczonego do zarządzania nieruchomościami.

W praktyce użytkownik korzysta z tych samych funkcji i modułów, które zna z wersji stacjonarnej. Różnica polega na tym, że oprogramowanie działa w profesjonalnej infrastrukturze serwerowej, a dostęp do niego odbywa się przez przeglądarkę internetową.

Nie ma potrzeby utrzymywania własnego serwera, zakupu dodatkowej infrastruktury czy samodzielnego wykonywania aktualizacji. Użytkownicy otrzymują dostęp do systemu z dowolnego miejsca, zachowując jednocześnie znane środowisko pracy.

To rozwiązanie szczególnie interesujące dla dopiero rozwijających się spółdzielni mieszkaniowych, wspólnot, SIM, TBS oraz zarządców posiadających rozproszone zespoły lub obsługujących duże zasoby lokalowe.

Technologia powinna upraszczać pracę, a nie ją komplikować

W dyskusjach o cyfryzacji często mówi się o nowych technologiach, serwerach czy infrastrukturze. Tymczasem dla zarządców nieruchomości najważniejsze jest coś znacznie prostszego.

Czy rozliczenia można przygotować szybciej? Czy dane są bezpieczne? Czy pracownicy mają dostęp do informacji wtedy, gdy ich potrzebują? Czy organizacja może rozwijać się bez kolejnych inwestycji w sprzęt i zaplecze informatyczne?

Jeżeli odpowiedź na te pytania brzmi „tak”, technologia zaczyna realnie wspierać codzienną pracę.

Dlatego właśnie rozwiązania chmurowe przestają być ciekawostką dla największych podmiotów. Stają się praktycznym narzędziem dla wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni, SIM, TBS i zarządców zasobów komunalnych, którzy chcą sprawniej zarządzać nieruchomościami, ograniczać koszty i poświęcać więcej czasu na obsługę mieszkańców, właścicieli oraz najemców.

Chcesz zobaczyć, jak działa Chmura Mieszczanin w praktyce? Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak może wyglądać zarządzanie nieruchomościami w jednym systemie, z pełnym dostępem online.