Użyczenie lokalu na działalność gospodarczą – co oznacza i z czym się wiąże?

Nie każda firma musi od razu wynajmować lokal komercyjny na zasadach rynkowych. W wielu sytuacjach korzystnym rozwiązaniem może być użyczenie lokalu – czyli bezpłatne udostępnienie nieruchomości do prowadzenia działalności gospodarczej. Brzmi idealnie? Tylko na pierwszy rzut oka. W tym artykule omówione zostały zalety, ryzyka i skutki podatkowe takiego układu.

Użyczenie lokalu – krótka definicja

Użyczenie to jedna z umów cywilnoprawnych, uregulowana w art. 710–719 Kodeksu cywilnego.

Na czym polega? Zgodnie z art. 710 KC przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas określony lub nieokreślony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Jest to umowa nieodpłatna i realna – dochodzi do skutku dopiero z chwilą faktycznego przekazania lokalu.

W kontekście nieruchomości, użyczenie oznacza, że właściciel udostępnia lokal do korzystania bez pobierania czynszu, np. członkowi rodziny lub znajomemu przedsiębiorcy. Taki lokal może być wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, ale trzeba pamiętać, rodzi to konkretne skutki – zarówno podatkowe, jak i formalne.

Kiedy możliwe jest użyczenie lokalu na firmę?

Użyczenie lokalu na działalność gospodarczą jest możliwe zarówno w przypadku lokalu mieszkalnego, jak i lokalu użytkowego. Prawo cywilne nie wprowadza co do zasady żadnych przeszkód, by właściciel (lub osoba uprawniona) nieodpłatnie udostępnił nieruchomość do prowadzenia biznesu – np. matka może użyczyć synowi lokal, w którym ten będzie prowadził biuro rachunkowe, sklep internetowy, gabinet kosmetyczny czy mały warsztat.

Należy jednak pamiętać o kilku ważnych zasadach i ograniczeniach:

▪ Tytuł prawny – użyczający musi być uprawniony do dysponowania lokalem (właściciel, użytkownik wieczysty itp.). Jeśli lokal jest wynajmowany, potrzebna jest zgoda wynajmującego.

▪ Brak prawa do podnajmu – biorący w użyczenie nie może oddać lokalu ani jego części osobie trzeciej w podnajem ani do bezpłatnego używania bez wyraźnej zgody użyczającego.

▪ Wymogi techniczne i sanitarne – lokal musi spełniać wszystkie przepisy budowlane, sanitarne, przeciwpożarowe i branżowe wymagane dla danej działalności (np. gastronomia, fryzjerstwo, produkcja).

▪ Zgłoszenie działalności – adres użyczonego lokalu należy prawidłowo zgłosić jako miejsce prowadzenia działalności w CEIDG (jednoosobowa działalność) lub KRS (spółki).

▪ Ograniczenia zewnętrzne – w szczególnych przypadkach mogą obowiązywać ograniczenia wynikające z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, decyzji o warunkach zabudowy lub regulaminu wspólnoty/spółdzielni (gdy działalność jest szczególnie uciążliwa lub wymaga przebudowy części wspólnych).

Jeśli ktoś planuje użyczenie lokalu mieszkalnego na firmę, warto dodatkowo sprawdzić, czy działalność nie będzie nadmiernie zakłócać spokoju sąsiadów (art. 144 Kodeksu cywilnego – immisje).
 

Skutki podatkowe użyczenia lokalu

Choć umowa użyczenia jest nieodpłatna i nie generuje bezpośrednich przepływów pieniężnych, nie jest całkowicie obojętna podatkowo. Zarówno dla biorącego (przedsiębiorcy), jak i dla użyczającego (właściciela) mogą pojawić się ważne konsekwencje w PIT, podatku od nieruchomości, a czasem także w VAT.
 

Po stronie biorącego (przedsiębiorcy):

Korzystanie z lokalu za darmo to oczywista oszczędność na czynszu. Jednak z tego tytułu powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń (art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT) w wysokości rynkowego czynszu najmu za podobny lokal.

▪ Jeśli użyczający należy do I lub II grupy podatkowej (np. rodzic, dziecko, rodzeństwo, małżonek), przychód jest zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 125 updof.

▪ Jeśli strony nie są powiązane rodzinnie, przedsiębiorca musi wykazać przychód i opodatkować go według zasad swojej działalności (ryczałt, liniowy, skala itp.).

Przedsiębiorca nie może amortyzować użyczonego lokalu (nie jest jego właścicielem ani najemcą). Natomiast koszty mediów, internetu, sprzątania czy innych opłat eksploatacyjnych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że:

▪ są faktycznie poniesione przez niego,

▪ są prawidłowo udokumentowane (faktury wystawione na biorącego lub umowa użyczenia + dowody przelewów).
 

Po stronie użyczającego (właściciela):

Zazwyczaj nie powstaje przychód po stronie właściciela (użyczenie jest nieodpłatne).

Jednak pojawiają się inne skutki:

▪ Podatek od nieruchomości – jeśli lokal (lub jego część) jest wykorzystywany na działalność gospodarczą, gmina może zmienić stawkę z mieszkaniowej na użytkową (znacznie wyższą). Obowiązek zapłaty podatku nadal spoczywa na właścicielu.

▪ Utrata niektórych ulg – użytek komercyjny może wykluczyć możliwość korzystania z ulg mieszkaniowych (np. przy sprzedaży lokalu w przyszłości).

▪ Ubezpieczenie – standardowa polisa mieszkaniowa zwykle nie obejmuje ryzyka związanego z prowadzeniem działalności. Warto zgłosić zmianę sposobu użytkowania do ubezpieczyciela, inaczej odszkodowanie może zostać odmówione.

▪ VAT – jeśli użyczający jest czynnym podatnikiem VAT i miał prawo do odliczenia VAT przy zakupie lub remoncie lokalu, w niektórych przypadkach nieodpłatne użyczenie może być traktowane jako opodatkowane świadczenie usług (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT) – szczególnie gdy lokal jest użyczany na cele niezwiązane z działalnością użyczającego.

Czy umowa użyczenia musi być pisemna? Co powinna zawierać? 

Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa użyczenia nie wymaga formy pisemnej – może być zawarta również ustnie lub nawet w sposób dorozumiany (przez samo przekazanie lokalu).

Jednak w przypadku użyczenia lokalu na cele działalności gospodarczej zdecydowanie zaleca się formę pisemną. Pisemna umowa stanowi najsolidniejszy dowód tytułu prawnego do lokalu, który może być wymagany przez:

▪ urząd skarbowy (przy kontroli przychodu z nieodpłatnych świadczeń lub kosztów),

▪ ZUS,

▪ sanepid,

▪ straż pożarną lub inne organy kontrolne.

Taka umowa chroni interesy obu stron i znacząco ułatwia życie w razie sporu lub kontroli.

Co powinna zawierać umowa użyczenia?
 

Umowa użyczenia powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

Dodatkowo warto dołączyć do umowy protokół przekazania lokalu z opisem stanu technicznego i liczników.

Czy trzeba zgłaszać umowę użyczenia do urzędów?

Formalnie umowa użyczenia nie podlega rejestracji ani opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC). Nie trzeba jej zgłaszać w formie aktu notarialnego ani wpisywać do żadnych specjalnych ewidencji.

Wraktyce wygląda to jednak nieco inaczej:

▪ Zgłoszenie do urzędu skarbowego - Jeśli użyczany jest lokal mieszkalny na cele prowadzenia działalności gospodarczej, użyczający (właściciel) powinien zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce położenia nieruchomości. Zgłoszenie należy dokonać w terminie 14 dni od dnia przekazania lokalu biorącemu. Nie dotyczy to użyczenia na cele prywatne.

▪ Rejestracja działalności (CEIDG lub KRS) - Przy wpisie do CEIDG (jednoosobowa działalność) lub KRS (spółki) przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do lokalu, pod którym będzie prowadzona działalność. W formularzu składa oświadczenie, że taki tytuł posiada (w tym umowę użyczenia). Sama umowa nie jest dołączana do wniosku, ale urząd (CEIDG, US, ZUS lub inne organy kontrolne) może w każdej chwili zażądać jej przedstawienia. Coraz częściej się to zdarza, szczególnie gdy adres lokalu nie należy do przedsiębiorcy.

Zdecydowanie warto więc na wszelki mieć przygotowaną pisemną umowę użyczenia lub przynajmniej oświadczenie właściciela lokalu. Ułatwia to rejestrację firmy i chroni przed opóźnieniami oraz problemami podczas ewentualnej kontroli.

Kiedy lepiej użyczenie, a kiedy klasyczny najem?

Ryzyka i pułapki użyczenia lokalu

Choć użyczenie wydaje się bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem, niesie ze sobą kilka istotnych ryzyk, o których warto pamiętać:

▪ Brak opłat nie oznacza braku kosztów - media, wywóz śmieci, ogrzewanie, internet, ubezpieczenie lokalu oraz ewentualne remonty i naprawy trzeba jasno rozdzielić w umowie. Bez tego dochodzi do sporów między stronami.

▪ Łatwe wypowiedzenie umowy - jeśli umowa jest zawarta na czas nieoznaczony, użyczający może ją wypowiedzieć w każdej chwili (z zachowaniem ewentualnego okresu wypowiedzenia). Dla firmy oznacza to ryzyko nagłej utraty adresu siedziby i konieczność przeprowadzki.

▪ Ryzyko podatkowe po stronie biorącego - urząd skarbowy może zakwestionować brak przychodu z nieodpłatnych świadczeń, szczególnie gdy strony nie są powiązane rodzinnie (I lub II grupa podatkowa). Wówczas przedsiębiorca musi doliczyć do przychodu rynkową wartość czynszu.

▪ Zmiana stawki podatku od nieruchomości - gmina może uznać lokal za użytkowy i nałożyć znacznie wyższą stawkę na właściciela (nawet jeśli formalnie to użyczenie).

▪ Brak dokumentacji i niejasne zapisy - bez pisemnej umowy z dokładnym opisem warunków ryzyko problemów podczas kontroli US, ZUS lub sanepidu znacząco rośnie. Urzędnicy mogą zakwestionować tytuł prawny do lokalu.

▪ Problemy z ubezpieczeniem - standardowa polisa mieszkaniowa zwykle nie obejmuje szkód powstałych w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Dodatkowo warto pamiętać o obowiązku zgłoszenia przez użyczającego do urzędu skarbowego zmiany sposobu użytkowania lokalu (w terminie 14 dni od przekazania) – brak tego zgłoszenia może generować dodatkowe konsekwencje.

Najczęściej zadawane pytania